Les fonctions RH sont parmi celles qui font l’objet d’une externalisation (*) la plus fréquente de la part des entreprises, et cette tendance s’accentue au fur et à mesure que le contexte social et réglementaire se complexifie, notamment dans le domaine de la paie : dans une PME, il est désormais difficile de disposer de tous les moyens pour assurer une paie correcte, et la récente loi sur les heures supplémentaires n’a rien arrangé …

(*) outsourcing en anglais

Si l’externalisation RH touche en premier lieu la paie, puis la gestion administrative du personnel et de la formation, le recrutement est également souvent confié à des cabinets spécialisés. D’après une étude menée par le cabinet MARKESS International, le marché des prestations RH extériorisées représente environ un milliard d’euros en 2009 : un peu moins de la moitié des entreprises fait appel à un prestataire externe pour des processus RH et une croissance de près de 10% par an sur ce marché est attendue.

De puissants moteurs à l’externalisation RH et de moins en moins de freins

La maîtrise et la réduction des coûts sont certes des critères importants, mais ce ne sont pas les seules raisons pour externaliser certaines fonctions RH : la focalisation des ressources sur des tâches à plus forte valeur ajoutée que la gestion administrative par exemple, permet au DRH de se consacrer plus à des enjeux stratégiques, comme la fidélisation des talents ou la conduite du changement …

La motivation économique de l’externalisation RH

Il est fréquent d’escompter des diminutions de l’ordre de 20% à 30%, chiffres à manier avec précaution car il n’est pas toujours facile de comparer les deux situations, et il faut pouvoir réaffecter le personnel dégagé à d’autres taches ou profiter de départs en retraite en cas d’externalisation.

Pourtant, il ne faut pas cantonner sa réflexion économique à cette seule constatation immédiate : même si les gains étaient limités, la nécessité de disposer d’experts afin de ne pas fragiliser la qualité du respect de nouvelles obligations réglementaires par exemple, peut entraîner une décision d’externalisation, faute de compétences internes qu’il ne s’agit en aucun cas de recruter : l’entreprise bénéficiera alors d’un service efficace, d’un logiciel performant qui améliorera le processus décisionnel par un accès à des informations plus fiables, plus complètes et plus claires…

Or, cette situation tend de plus en plus à se présenter car les responsables RH ont à prendre en compte une complexité croissante des processus RH qui concourt à créer ou à accentuer des spécificités de plus en plus coûteuses et difficiles à gérer : les compétences et l’expertise technique en interne pour y faire face se raréfient, voire disparaissent.

De plus, les coûts sont bien cernés et variabilisés, ce qui apparaît avantageux en cas de baisse d’activité et, par conséquent, d’effectifs : il ne s’agit plus de coûts fixes de structure, ce qui permet d’abaisser le « point mort » de l’entreprise.

Le recentrage des DRH sur des fonctions à forte valeur ajoutée

Les Directions des Ressources Humaines sont aujourd’hui accaparées par les mises en conformité juridiques et administratives, les négociations longues et constantes avec les partenaires sociaux,… et s’en remettre à des prestataires extérieurs pour la gestion des taches administratives leur libère de la disponibilité pour se consacrer aussi à des missions à plus forte valeur ajoutée, comme les participations actives aux différents projets de l’entreprise, accroître leur réactivité pour répondre aux besoins futurs en ressources humaines, réfléchir aux plans de formation et à l’amélioration de la sécurité et des conditions de travail…

De moins en moins de freins à l’externalisation RH

Le management de la relation avec le prestataire peut se révéler délicate : disponibilité et qualité du service, interopérabilité des données avec les autres systèmes d’information de l’entreprise … ; mais c’est le cas avec tout fournisseur, ce n’est pas spécifique de l’externalisation RH et le contrat de prestation doit être précis sur tous ces sujets. Les réticences psychologiques du personnel font partie des résistances au changement classiques : les opposants mettent principalement en avant une organisation et une culture bien spécifique de l’entreprise liées à son métier, ses impératifs…, mais tout cela ne tient guère pour la gestion administrative, qui est normalisée. De plus, les systèmes d’information RH sont dotés de capacités de paramétrage qui leur permettent de s’adapter à de nombreuses particularités.

L’externalisation de la paie

Le traitement de la paie est complexe et les entreprises n’ont pas toujours en interne les ressources suffisantes, ou ne veulent pas qu’elles s’y consacrent, pour assurer en toute sécurité le traitement et le suivi de cette fonction, qui, par ailleurs, est codifiée et automatisable.

C’est pourquoi, la paie est le processus le plus externalisé : en effet, 2/3 des entreprises environ confient la paie à un prestataire externe, face à un contexte réglementaire et législatif en constante évolution (notamment depuis la loi TEPA sur l’allègement des charges sociales pour les heures supplémentaires).

Avec la montée en puissance de nouveaux logiciels conçus pour traiter les dispositifs de réduction et de flexibilité du temps de travail et ses conséquences administratives, pour calculer les nouvelles cotisations retraite etc., de nombreuses entreprises font le choix de l’externalisation de la paie et trouvent un prestataire qui calcule les charges et les cotisations, remplit les déclarations sociales (Déclaration Unique d’Embauche DUE…) , édite les bulletins de salaires ; elles passent ainsi sans encombre les contrôles de l’ URSAFF et d’autres organismes, et font face à des procédures et déclarations légales soumises à des réglementations pointilleuses et changeantes ….

Sinon, on peut assister à une collection innombrable d’assiettes de calcul erronées, de taux obsolètes, de plafonds incorrects ou mal pris en compte, à laquelle se joint la difficile interprétation de certaines conventions collectives ou accords de branche pour les primes ou autres avantages : pour éviter les inéluctables erreurs, avec toutes les conséquences sociales, juridiques et financières qui en découlent, les entreprises préfèrent souvent sous-traiter les calculs et les difficultés du paramétrage des logiciels.

La vraie externalisation de la paie, sous-traitance complète de la fonction, se distingue du simple achat d’un logiciel ou d’un applicatif en libre-service en mode ASP, c’est-à-dire en mode locatif hébergé. Dans ce cas, l’entreprise garde alors la maîtrise de la gestion des tâches mais externalise seulement la gestion des outils informatiques et des données.

L’extension de l’externalisation à d’autres fonctions RH

Au delà de la paie, chaque processus peut être indépendamment et successivement externalisé (recrutement, formation…).

Les fonctionnalités couvertes peuvent être nombreuses : les domaines de l’administration du personnel, de la gestion des temps et de l’activité (GTA : congés, temps de présence, RTT …), de la gestion de la formation continue, de la gestion des notes de frais et le recrutement, font de plus en plus l’objet d’un recours à un prestataire externe.

C’est ainsi que l’on assiste de plus en plus à l’externalisation de pans entiers de processus RH. C’est ce qu’on appelle le BPO (business process outsourcing ou externalisation de processus métiers).

• La gestion administrative des compétences, liée à l’imposition du dispositif triennal de la loi de cohésion sociale (GPEC), avec des logiciels de gestion de carrière et des compétences et de base des données du personnel,
• La gestion administrative de la formation : DIF, planification des sessions, inscriptions et convocations des stagiaires, attestations de présence, …
• La gestion de la mobilité interne : création et mise à jour des fiches des postes, offres de postes à pourvoir …
• Le recrutement : aide à la rédaction de l’offre, choix des supports de diffusion, tri des CV, premiers entretiens, sont des étapes fréquemment confiées à des cabinets spécialisés. Ces spécialistes extérieurs ont bien souvent de meilleurs procédés et moyens pour la détection de main d’œuvre adaptée et de talents, pour la sélection et l’évaluation efficace et prédictive des postulants.
  

Publié le 4 novembre 2019 
Source : Officiel RH