Un Système d’Information Ressources Humaines (SIRH) possède de nombreuses fonctionnalités, depuis les plus traditionnelles comme la paie et la gestion administrative du personnel, jusqu’aux plus sophistiquées comme les plateformes de formation, la gestion des compétences et carrières, celle des entretiens individuels…

Le SIRH est un système intégrant plusieurs de ces fonctions, qui sont par nature très hétérogènes, puisque certaines sont quantitatives, codifiées et automatisables (paie, gestion des temps…), d’autres essentiellement qualitatives (Gestion des emplois et des compétences GEPC, aide au recrutement…). L’ERM (Employee Relationship Management) et les technologies RH collaboratives permises par le SIRH, permettent de fournir à tous les salariés, à leurs managers et aux DRH :

• un support dans lequel ils peuvent saisir et trouver toutes les informations liées à la gestion des ressources humaines dont ils ont besoin et qui leur sont dédiés,
• et de pouvoir les mettre à jour et les consulter aisément, avec la confidentialité nécessaire et les protocoles d’accès et de contrôle, pour la protection des informations personnelles sensibles et pour leur fiabilité.

Les fonctionnalités couvertes par un SIRH font de plus en plus l’objet d’un recours à des logiciels d’un prestataire externe : c’est ainsi que l’on assiste de plus en plus à l’externalisation de pans entiers de processus RH (Business Process Outsourcing BPO), chaque processus pouvant être indépendamment et successivement pris en charge par des modules de logiciels externalisés (paie, recrutement, formation…).

Les fonctionnalités d’un SIRH

Les fonctionnalités d’un SIRH sont de deux types : gestion administrative et gestion des ressources humaines (GRH) et leurs systèmes sont en fait très souvent dissociés ; il est rare qu’un seul SIRH incorpore l’ensemble des modules possibles et, souvent, des logiciels spécialisés sont jugés plus performants qu’un système global très complexe.

Les systèmes d’information RH sont dotés de fortes capacités de modularité et de paramétrage qui leur permettent de s’adapter à de nombreuses particularités et d’intégrer les spécificités liées aux métiers ou aux différentes conventions collectives ou accords de branches professionnelles

Les systèmes d’information RH possèdent des interfaces par intranet qui permettent la décentralisation de la saisie des données, par les managers, les responsables RH et les employés eux-mêmes.

Ces fonctionnalités d’un SIRH permettent :

• une amélioration de la productivité des services RH avec l’allégement des charges administratives (saisie des données et contrôle de leur fiabilité).
• une facilitation des relations entre les responsables RH, les managers et le personnel par fluidification de la circulation des données RH.

La gestion administrative

La gestion administrative du personnel permet d’automatiser un certain nombre de tâches essentiellement quantitatives et/ou normalisées et d’en assurer un suivi, dans un cadre réglementaire souvent strict et très exigeant en terme de délai et fiabilité.

• La paie : les traitements de la paie calculent les salaires, charges et cotisations et effectuent les virements, remplissent les déclarations sociales, éditent les bulletins de salaires. Les nouveaux logiciels sont conçus pour traiter les dispositifs de réduction et de flexibilité du temps de travail et ses conséquences administratives, pour calculer les nouvelles cotisations retraite etc. et font face à des procédures et déclarations légales soumises à des réglementations pointilleuses et changeantes …. La simulation de la masse salariale pour les besoins de la planification RH est un des outils qui découle de l’utilisation de la base de données des rémunérations.
• L’administration du personnel : données personnelles des salariés, édition des déclarations légales (Déclaration Unique d’Embauche DUE…).
• La gestion des temps et de l’activité (GTA) : congés, absences, temps de présence, RTT, heures supplémentaires, repos compensateurs, temps partiel, contrôle des badgeuses. Certains modules peuvent prendre en charge la gestion des plannings.
• La gestion des voyages professionnels : notes de frais, des réservations (salles, véhicules, hébergement…).
• La gestion des convocations de la médecine du travail, etc.

La gestion des ressources humaines (GRH)

• La gestion des compétences, liée à l’imposition du dispositif triennal de la loi de cohésion sociale (GPEC), avec des logiciels de gestion de carrière et des compétences et de base des données du personnel.
• La gestion de la formation : DIF, planification des sessions, inscriptions et convocations des stagiaires, attestations de présence, évolution de l’acquisition des compétences grâce à des statistiques portant sur les résultats des tests ou les temps de formation pour la formation en ligne (e-learning).
• Gestion du contenu de la formation en ligne : logiciels destinés à la gestion de contenus pédagogiques (créer, assembler et diffuser des contenus d’apprentissage).
• La gestion des entretiens individuels et des systèmes d’évaluation. Pour réaliser un bilan sur les performances réalisées et des formations acquises dans les périodes écoulées, pour fixer les prochains objectifs et les besoins en formation nécessaires pour les atteindre, il faut réunir les informations des collaborateurs issus de directions ou d’entités différentes sur des supports identiques.
• La gestion de la mobilité interne : création et mise à jour des fiches des postes, offres de postes à pourvoir …
• La gestion du recrutement : aide à la rédaction de l’offre, choix des supports de diffusion, gestion des CV, compte-rendu des entretiens.
• tableaux de bord RH et bilans sociaux, etc.

Le SIRH, support de l’ERM (Employee Relationship Management)

L’ERM (Employee Relationship Management ou Gestion de la Relation avec l’Employé), associe les technologies Internet/Intranet et gestion des processus RH pour mettre en relation les acteurs opérationnels de l’entreprise, salariés, managers et responsables RH. Sur la base des applications informatiques collaboratives du SIRH, l’ERM permet aux salariés d’utiliser les modules présents dans le logiciel pour, par exemple :

• poser leurs jours de congés payés ou autres demandes d’absence,
• faire une demande d’acompte, o modifier les informations de leur dossier personnel (adresse, RIB, situation de famille …),
• consulter l’état des horaires effectués, o accéder aux offres d’emplois internes, demander une mobilité interne et répondre à une annonce interne,
• consulter et préparer à l’avance leurs entretiens annuels,
• consulter les catalogues de formation,
• déposer un dossier de formation,
• consulter le référentiel réglementaire, les avantages sociaux pratiqués dans l’entreprise,
• disposer de tous les formulaires administratifs en ligne, etc.

L’ERM, au-delà d’un simple outil, est une approche privilégiant la généralisation des workflows (gestion électronique des processus) qui irriguent toute l’entreprise : accès par tous à l’information qualifiée, remontée d’informations et de demandes par les salariés.

Mais ce portail RH, s’il permet à tous les salariés de travailler en mode collaboratif, doit impérativement reposer sur un SIRH possédant une gestion très stricte des autorisations d’accès sur un ensemble de données de statuts différents, pour que chacun n’ait accès qu’aux contenus qui leur sont autorisés, avec un cloisonnement strict des informations et des circuits d’approbation : concernant cet aspect, les DRH doivent impérativement bien définir les responsabilités de saisie, mise à jour ou consultation permises selon les niveaux de responsabilité.

Les logiciels SIRH

Face aux obligations réglementaires toujours changeantes et sans cesse plus complexes, pour limiter les risques de non-conformité, pour bénéficier rapidement d’un logiciel performant qui améliore le processus décisionnel par un accès à des informations plus fiables, plus complètes et plus claires, les SIRH sont de plus en plus externalisés pour tout ou partie.

Les prestataires de logiciels SIRH doivent donc disposer d’une veille sociale intégrant les évolutions nationales et conventionnelles, pour paramétrer et maintenir des modèles de règles, selon les conventions collectives et accords de branches.

Le traitement de la paie et des dispositifs de réduction et de flexibilité du temps de travail et ses conséquences administratives, est le processus le plus externalisé.

Même si certains prestataires de services proposent de gérer la majorité ou l’intégralité des fonctionnalités d’un SIRH, il est fréquent que les progiciels spécifiques pour la gestion de la formation, GPEC, … soient des modules dédiés, parfois rajoutés à un progiciel RH existant et provenant de divers éditeurs.

Ainsi, de nombreux SIRH sont constitués de briques logicielles : la transparence pour l’utilisateur des flux de données véhiculés entre des progiciels conçus par des éditeurs différents et la consolidation de l’ensemble des informations, dans les tableaux de bord RH par exemple, sont alors problématiques. L’apparition de nouvelles technologies (ASP, SOA, Web Services) permettent une communication en temps réel entre progiciels différents et apportent une solution.

Publié le 4 novembre 2019 
Source : Officiel RH